← สารบัญคู่มือ

บันทึกรายการประจำวัน

สมุดรายวันทั่วไป งานขาย งานซื้อ และวิธีแก้เมื่อลงผิด

เลือกบริษัทก่อนเสมอ

ทุกหน้าทำงานกับ "บริษัทที่เปิดอยู่" ทีละบริษัท กด Ctrl+K เพื่อค้นหาและสลับบริษัทได้จากทุกหน้า พิมพ์บางส่วนของชื่อแล้วกด Enter

สมุดรายวันทั่วไป (JV)

เมนู สมุดรายวัน แสดงรายการล่าสุด กด N หรือปุ่ม + บันทึก JV ใหม่ เพื่อสร้าง

คีย์ลัดในหน้ากรอก

ปุ่มทำอะไร
Enterไปช่องถัดไป ถ้าอยู่ช่องสุดท้ายจะเปิดแถวใหม่ให้
F9สร้างบรรทัดภาษีให้อัตโนมัติจากบรรทัดที่กรอกไว้
Alt+Insertแทรกแถวตรงตำแหน่งที่อยู่
Alt+Deleteลบแถว
Ctrl+Enterบันทึกเป็นร่าง

ช่องบัญชีพิมพ์ได้ทั้ง รหัสบัญชี และ บางส่วนของชื่อบัญชี ไม่ต้องจำรหัสทั้งหมด

ช่อง VAT และหัก ณ ที่จ่าย

แต่ละบรรทัดเลือกได้ว่าเป็น

กด F9 แล้วระบบจะสร้างบรรทัดภาษีขาย/ภาษีซื้อ และบรรทัดหัก ณ ที่จ่าย ให้ตามที่เลือกไว้ — ไม่ต้องคิดยอดแยกเอง

ทำไมเดบิตต้องเท่าเครดิตถึงจะบันทึกได้

ระบบไม่ยอมให้ผ่านรายการที่ไม่ดุล และเป็นการบังคับที่ ตัวฐานข้อมูล ไม่ใช่แค่ที่หน้าจอ — ต่อให้มีอะไรผิดพลาดในโปรแกรม ก็ไม่มีทางเกิดรายการไม่ดุลค้างในสมุดบัญชีได้

สถานะของเอกสาร

สถานะหมายความว่าทำอะไรได้
ร่างบันทึกไว้แล้วแต่ยังไม่เข้าบัญชีแก้ได้ · ลบได้ · กด ผ่านรายการ
ผ่านแล้วเข้าบัญชีแล้ว มีผลกับงบแก้ไม่ได้ — ทำได้แค่ยกเลิกหรือกลับรายการ
ยกเลิกถูกยกเลิกไปแล้วดูได้อย่างเดียว ยังอยู่ในระบบเพื่อการตรวจสอบ

ลงผิดแล้วต้องทำยังไง

ขึ้นกับว่าผ่านรายการไปหรือยัง — เอกสารที่ผ่านรายการแล้วแก้ไม่ได้เลย เป็นข้อจำกัดที่ตั้งใจ เพราะสมุดบัญชีที่ย้อนไปแก้ได้ใช้เป็นหลักฐานไม่ได้

  1. ยังเป็นร่าง — เข้าไปแก้ได้เลย หรือกด ลบร่าง
  2. ผ่านแล้ว แต่ไม่ควรมีรายการนี้ — กด ยกเลิก (void) ระบบจะถามเหตุผลและบันทึกลงประวัติการตรวจสอบ
  3. ผ่านแล้ว และต้องลงใหม่ให้ถูก — กด กลับรายการ (reverse) ระบุวันที่ที่ต้องการกลับรายการ ระบบจะสร้างเอกสารกลับด้านให้ แล้วค่อยลงใหม่

ยกเลิก กับ กลับรายการ ต่างกันตรงงวด — ยกเลิกเหมาะกับเอกสารที่ ลงผิดในงวดที่ยังไม่ปิด ส่วนกลับรายการเหมาะเมื่องวดเดิมปิดไปแล้วหรือยื่นภาษีไปแล้ว เพราะเลือกวันที่กลับรายการเป็นงวดปัจจุบันได้ ไม่ไปรื้อตัวเลขงวดที่ยื่นไปแล้ว

งานขาย

เมนู งานขาย ออกใบเสนอราคาและใบกำกับ กรอกลูกค้า วันที่ ครบกำหนด แล้วเพิ่มบรรทัดสินค้า/บริการ — เลือกจากรายการสินค้าที่ตั้งไว้ หรือกด — พิมพ์เอง — ถ้าเป็นรายการครั้งเดียว

หน้านี้มี อายุลูกหนี้ อยู่ด้านบน แบ่งเป็น ยังไม่ครบกำหนด · 1–30 · 31–60 · 61–90 · เกิน 90 วัน เห็นได้ทันทีว่าใครค้างนาน

งานซื้อ

เมนู งานซื้อ กด N เพื่อบันทึกใบกำกับซื้อ — มีช่อง เลขใบกำกับผู้ขาย แยกจากเลขเอกสารของเราโดยเฉพาะ เพราะรายงานภาษีซื้อต้องใช้เลขของผู้ขาย ไม่ใช่เลขที่เราตั้งเอง

ด้านบนมีอายุเจ้าหนี้แบ่งช่วงเวลาเหมือนฝั่งขาย

ทุกอย่างถูกบันทึกว่าใครทำ

การผ่านรายการ ยกเลิก กลับรายการ และการแก้ข้อมูลหลัก ถูกบันทึกไว้ว่าใครทำเมื่อไหร่ จากเครื่องไหน — ผู้สอบบัญชีตรวจย้อนได้ และลบประวัตินี้ไม่ได้